Как найти двух менеджеров IT-проекта в 3 раза быстрее, чем одного. Кейс от Spice IT

Что случилось

В августе 2022 года в Spice IT Recruitment обратился российский системный интегратор с вакансией «Менеджер IT проектов». Изначально заказчик планировал найти одного специалиста. 

К моменту обращения к нам самостоятельный поиск уже длился 3 месяца с июня 2022 года, клиента сталкивался с маленькой воронкой кандидатов и отказами после финальных собеседований.

Но когда мы приступили к работе и проанализировали ситуацию клиента, мы предложили вместо 1-й вакансии открыть 2, чтобы закрыть более глубокие потребности бизнеса заказчика, о которых расскажем в кейсе.  

Для этого совместно с клиентом определили и структурировали зону ответственности обеих позиций. В результате: оптимизировали этапы поиска, скорректировали условия и сумели закрыть две вакансии в течение 1 месяца.

Над данным запросом работали рекрутеры услуги «Аренда IT-рекрутера».

Клиент арендовал IT-рекрутеров Spice IT в себе в команду, которые работали только над задачами компании-заказчика, используя для этого базу кандидатов агентства и расширенные доступы к инструментам: hh.ru, ХабрКарьера, linkedin, Подбор, AmazingHiring и т.д.     

Вводные данные

Изначальный профиль кандидата: «Менеджер IT проектов»

О компании: Российский системный интегратор. Занимается реализацией комплексных ИТ-решений: поставкой, внедрением и поддержкой серверного, мультимедийного и сетевого оборудования.

Дедлайн для поиска: 1 месяц

Старт поиска: август 2022 г.

Почему клиент не мог закрыть вакансию сам 

Мы проанализировали описание опубликованной вакансии, текущий профиль кандидата и выявили проблемные зоны:

1. Некорректное оформление профиля кандидата —  изначальная вакансия «Менеджер проектов» была перегружена функционалом из двух должностей. В одной вакансии был описан специалист, который будет вести:

• рутинные задачи — обработка клиентских писем, составление технической документации, коммуникацию с вендорами;

• экспертную работу по реализации сложных длительных проектов: коммуникация  с  клиентами, реализация его запросов, подбором оборудования (+консультация с отделом закупок), знанием спецификации IT оборудования (сверка таблиц заказов на цены, знание вендоров и тонкости сотрудничества с ними, знание линейки продуктов) и ПО (программного обеспечения).

2. Оплата ниже рыночной для вакансий с подобным функционалом.

3. Требование выйти в офис.

Что мы сделали

Шаг 1. Проверили аналитику в схожих компаниях — системных интеграторах

Проанализировав их деятельность и функциональные задачи специалистов, мы поняли, что на описанный объём задач требуется две позиции, у которых будет разная зона ответственности и специфика задач. 

Наша гипотеза подтвердилась и запросом клиента. К моменту начала поиска нового специалиста отдел продаж заказчика столкнулся с возросшим потоком клиентов. Ему требовались дополнительные ресурсы. Расширение команды ресурсов сняло бы нагрузку на отдел.

Шаг 2. Предложили сформировать две вакансии и продолжить найм по ним

Для этого опросили нанимающих менеджеров, составили профили кандидатов, описали вакансии, согласовали и открыли найм.  

Менеджер проектов — Senior, который будет вести долговременные сложные проекты: коммуницировать с клиентами, выявлять потребность более глубоко и делиться экспертизой, плотно работать с отделом продаж, обладать информацией по поставщикам, спецификации оборудования и т.д. 

Администратор проектов — Middle, который будет заниматься рутинными задачами: обработка клиентских писем, составление технической документации, коммуникация с вендорами и пр.

Разбив вакансию на две, мы помогли бизнесу получать больше выгоды от работы дорогостоящего менеджера Senior. Введя позицию Middle — мы избавили Senior от операционки и помогли сфокусироваться на главных задачах.

Шаг 3. Определили зарплатную вилку для вакансий

Мы провели аналитику по рынку кандидатов и предложили руководителю искать специалистов сразу по самой высокой вилке. Это позволяло ускорить поиск, приводить релевантных специалистов на собеседования.  Заказчик готов был рассматривать кандидатов, чьи компетенции будут полностью отвечать задачам. 

Шаг 4. Сократили количество этапов отбора

Большое количество этапов собеседований сужал воронку. Изначально тестовое задание выводилось в отдельный этап. Мы предложили потенциальному руководителю добавить тестовое в Zoom-звонок, в рамках которого задавать технические вопросы, давать кейс-задачу и оценивать хард-скиллы соискателя. 

Что это дало:

• экономию времени компании и соискателя,

• возможность конкурировать с компаниями, у которых меньше этапов отбора,

• сохранение кандидатов, которые были не готовы участвовать в длительном отборе.
  
  

Шаг 5. Начали поиск 

Рекрутеры на основе вводных данных и профилей кандидата формировали воронку поиска и направляли предложения тем соискателям, чьи профили подходили под запрос заказчика.

Какие площадки и инструменты мы использовали в поиске:

• собственную базу кандидатов,

• boolean search, поиск по LinkedIn и «Хабр Карьере»,

• запросы с ключевыми словами на hh.ru — точечный поиск на этом ресурсе дал много релевантных кандидатов, которых ранее не видел еще заказчик.

Итог 

Через 4 дня после старта работ мы предоставили аналитику рынка кандидатов на текущий момент, воронку найма и показали первых соискателей.

Несмотря на то, что изначальный запрос клиента был скорректирован, рекрутерам Spice IT удалось подобрать релевантных кандидатов в рамках дедлайна. Для этого:

• сократили этапы отбора
  
  

• сформировали подробные требования и задачи к кандидату, структурировали описания вакансий,
  
  

• подготовили персонализированные письма для первого контакта с кандидатом,
  
  

• заранее договаривались обо всех этапах до оффера и возвращались с обратной связью в срок.

Всего на закрытие вакансии потребовался месяц — к концу сентября 2022 года сотрудники вышли на работу. Они полностью закрывают возросшее количество задач компании.